Acta

A acta é a fixação escrita dos factos ocorridos e das deliberações tomadas nas reuniões, cuja convocatória devera constar o dia, hora e o local da reunião e a respectiva ordem de trabalho.

Acta é um resumo do que ocorreu numa reunião, sobretudo das decisões tomadas.

A acta é um relato informativo, objectivo e fiel, de tudo o que acontece numa reunião.
A acta é uma narração, por escrito, de uma forma sintética ou pormenorizada, do que ocorreu, numa sessão ou cerimonia.

Nela devem constar todos os factos importantes que ocorrem nessa reunião.

Estrutura da Acta

O texto fixa com fidelidade os aspectos essenciais dos factos ocorridos numa reunião.
A acta é constituída pelas seguintes partes:

1. Cabeçalho: que compreendem a origem e o título do documento.

2. Corpo: que compreende uma fórmula fixa para iniciar, composta pelos seguintes indicadores:

 Número de ordem da acta

 Hora, dia, mês, ano e o local da realização da reunião bem como agenda de trabalho (se não estiver em epigrafe, quer dizer logo depois do cabeçalho)

Desenvolvimento dos pontos da agenda

 Indicação do nome de quem presidiu a reunião, nome dos participantes e os ausentes, considerando justificativo ou não da sua ausência.

 Indicação do expediente (emitido), recebido ou remetido)

 Desenvolvimento dos pontos agendados (síntese da resolução tomada ou desenvolvida, resultado da votação se houver, declaração de voto se for o caso)

 Qualquer outro ponto tratado na reunião.

3. Fecho: constituído por uma forma fixa para encerrar a reunião ou assim que pode ser:

“E nada mais havendo a tratar foi encerrada a reunião da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim secretario, nos termos da lei” ou “ nada mais havendo a tratar foi a reunião encerrada, pelas...horas e dela se lavrou a presente acta que após lida e achada conforme vai ser assinada pelo presidente da mesa e por mim secretario.

Regras a observar na elaboração da acta

 A acta é elaborada pelo(a) secretario(a) na fase da reunião propriamente dita, devendo conter os aspectos essenciais tratados num encontro e que sejam feito com fidelidade, aquele nela se passou (intervenções, declarações, votações, etc.).

 O registo deve ser feito de uma forma clara e precisa;

 A acta admite apenas algarismos por extenso para evitar possíveis rectificações;

 A acta não admite linhas em branco, para evitar possíveis acréscimos, por isso deve-se esperar os espaços;

 A acta não admite rasuras ou emendas. Quando o erro é destetado no momento da redacção emprega-se a palavra “digo” e, em seguida oque se queria escrever;

 Se o erro for detectado no fim, usa-se a seguinte estratégia: “onde esta x” lê-se “y”

 A acta lavra-se em livros próprios o livro de actas ou em folhas soltas, mas cronologicamente enumerado;

 O texto da acta pode ser preenchido em espaço/formulário existente, ou manuscrito ou dactilografado;

 As actas das reuniões periódicas (actas de sessões ordenadas) são assinados na sessão seguinte, depois de lida e aprovada, se não houver nenhuma alteração a introduzidas;

 48h, após a reunião, deve-se enviar uma cópia da acta a cada participante;

 Nas actas de sessões extraordinárias a leitura e a provada são feitos imediatamente a seguir a sessão;

 Uma acta pode ser assinada por todos participantes ou apenas pela pessoa que preside a reunião e pelo secretário que a elaborou.


Alternativa para final

Finalmente, fulano declarou encerrada a sessão e convocou os presentes para nova reunião (uma nova) reunião a ter lugar no dia... Pela... Horas, no... (local)

Relacionamento dos parágrafos

Relativamente a...procedeu-se a...conseguintes resultados:

 No que respeita a...

 No que se refere a...

 Quanto a...

 Primeiro foi...

 Seguidamente, depois, finalmente..., proposta...,

 Tendo sido sugerido,... Apresentar... Foi concluído que... Ficou decido que..., acordou-se que…
Expressões

 Lida por... A acta da sessão anterior foi mesma aprovada sem restrições,

 O expediente constou da lista de dois ofícios alias da leitura de dois ofícios emanados de... (prestação de informações relativas a...de parecer...).

 Na ordem do dia, foi unanimente aprovado o parecer emitido...

 Seguidamente (depois, em seguida...), procedeu a votação relativa a..., com os seguintes resultados..., concluída a votação, deu inicio a...,procedeu-se a..., prossegue-se com....

Tipos de acta

Os tipos de acta são:

 Acta de divórcio;

 Acta de casamento;

 Acta de óbito;

 Acta de emancipação;

 Acta de constituição;

 Acta de entrega;

 Acta de nascimento;

 Acta de adopção;

 Etc.

Modelo da acta


Acta número ___________ (1)
-----------Aos_______________(1) dias do mês de_____________ (1) de____________(1), pelas_______________(1) reuniu-se/reuniram-se ___________________ (2), na __________________(3), sob a presidência de ______________________(4), para dar cumprimento à seguinte ordem de trabalhos:----------------------------------------------------------------------------------------------
Ponto um:__________________________
Ponto dois: _______________________
Desenvolvimento talhado de todos os assuntos tratados, registo das várias opiniões e das várias conclusões. Quando houver lugar a votação de propostas, deve-se indicar o número de votos a favor, contra e abstenções.
E, nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a secretariei.
O Presidente: ___________________ (4) O Secretário: ____________________(5)
• (1) -Todos os números são por extenso
• (2) - Nome da empresa, escola, designação da assembleia/grupo
• (3) - Local
• (4) - Nome completo do Presidente
• (5) - Nome do Presidente e do Secretário